Ludophone

 

Logiciel de gestion de ludothèque pour PC

Version actuelle: 1712 (2014)

Nous ne développons plus de nouvelles versions de nos logiciels professionnels mais nous en assurons toujours le service après-vente.

 

Liste des améliorations  /  Liste de prix  /  Conditions générales

La gestion et l'administration d'une ludothèque n'est pas une mince affaire! En plus de son côté pratique, il y a tout un travail administratif à assurer: maintenir la liste des jouets et des clients à jour, gérer les prêts, leur durée, les rappels, enregistrer le retour des jouets, leur état et les dépassements de durée, assurer l'exactitude de la caisse (encaissements des prêts, abonnements, amendes, remboursement des dégâts, etc.) et conserver un historique des opérations et des finances à titre de contrôle. Que de temps passé à compulser et à entretenir des fiches et des listes!... C'est la raison pour laquelle nous avons développé Ludophone.

 

Ce logiciel de gestion pour PC (sous Windows) vous apportera un gain de temps considérable dans la gestion quotidienne de votre ludothèque car il en automatise les opérations courantes. Grâce à la puissance de l'informatique, les listes, les prêts, les retours et les encaissements seront systématisés et sécurisés et vous serez libérés des tracas et soucis liés à ces tâches. Vous n'aurez plus de problème de transmission de consignes à vos collègues puisque toutes les informations sont gérées et conservées dans l'ordinateur.
 

Ludophone ne va pas vous remplacer à la ludothèque!

Par contre il vous évitera de perdre votre temps avec des tâches monotones et répétitives.

 

Sa prise en main est rapide et son maniement aisé. Grâce à son ergonomie, vous n'aurez pas à suivre de longs cours de formation. Quelques minutes d'instruction suffiront aux nouvelles opératrices pour être opérationnelles.

 

 

Caractéristiques

Clients: une fiche par responsable familial (jusqu'à 8 enfants dépendants) avec infos nécessaires à un publipostage (mailing), au suivi historique (mémo de 5000 caractères), avec l'état de son crédit (carte à pré paiement) et de son abonnement. Listes par ordre alphabétiques, par numéro de client ou autre, visualisables avant impression et impression du tout ou partielle, page par page. Sélection à l'écran (aucun code à mémoriser). Impression de la fiche client, d'une étiquette pour envoi postal, de la carte de membre et de la carte client (si vous désirez tout-de-même conserver quelques informations écrites sur papier).

Jeux: une fiche par jouet avec informations techniques et suivi des prêts (permet en tous temps de savoir où est le jeu et quand il sera de retour de prêt). Sélection et listes idem clients. Impression d'une étiquette et de l'inventaire à coller sur le jeu.

Prêts: en pratique, la succession des opérations de prêts, de retours et d'encaissements se fait agréablement et avec un minimum de manipulations. Une fois un client sélectionné (avec apparition à l'écran des jouets déjà en sa possession, dates de retour, amende à encaisser, état de l'abonnement, etc...) vous n'avez qu'à taper le numéro du jouet et son mode d'encaissement (paiement comptant ou par carte à pré paiement). Les retours sont tout aussi simples. A la fin des opérations, Ludophone vous donne le montant à encaisser comptant, le reste étant automatiquement débité de la carte à prépaiement du client (si utilisé).

Transactions financières: chaque encaissement (ou remboursement) que ce soit au comptant ou par carte à prépaiement (prêts, amendes, remboursements des dégâts, abonnements, achat de cartes à prépaiement, etc.) fait l'objet d'une transaction enregistrée ce qui permet d'en reconstituer la chronologie en cas de réclamation. Chaque soir, le bilan journalier peut être imprimé. Il contient la liste des transactions financières effectuées et les totaux respectifs pour le contrôle de caisse. A noter que le logiciel est suffisamment flexible pour prendre en compte n'importe quelle exception, chaque transaction pouvant comporter une ligne de remarques destinée à expliciter une transaction exceptionnelle.

Les rappels nominatifs sont automatiques et le logiciel générera 3 rappels différents successifs à intervalles prédéterminés et avec des montants également fixés. La date du prochain rappel à effectuer et son montant peuvent être facilement modifiés pour tenir compte des exceptions (téléphone d'un client, maladie ou autre). Tous les rappels pour un même client sont regroupés sur une même lettre.

Des statistiques vous permettront, par exemple, de prévoir judicieusement vos achats et de classer vos clients par nombres de rappels, très utile pour pouvoir discuter avec les récidivistes des retards!

Quelques utilitaires complètent le tout comme, par exemple, l'impression de cartes de visites ou de légitimation avec photo ou logo, etc.


Types d'impression

En plus de l'impression sur papier propre-dite, chaque document peut être converti et sauvegardé sur disque (ou clé USB ou autre) sous différentes formes:

Document impression sur papier document Word document PDF document Excel
Fiches X X X  
Listes X X X X
Etiquettes X      
Lettres de rappel X X X  
Statistiques X X X X
Cartes de visite X      

 

Exemples d'impressions


Carte de membre


Etiquette d'inventaire


Liste de jeux


Etiquette de jeu


 


Carte client

 

L'Option "codes barres"

Chaque jeu comporte une étiquette sur laquelle on peut lire la désignation du jeu, le numéro ainsi que le prix de location. On y trouve aussi le numéro du jeu sous forme de code barre. Lorsqu'un client emprunte ou rapporte un jeu, il faut taper ce numéro sur le clavier. On peut gagner du temps et s'éviter des erreurs de frappe en utilisant la fonction "codes barre" de Ludophone. Au lieu de taper le numéro du jeu, il suffit d'approcher le scanner de l'étiquette du jeu et son numéro sera automatiquement lu et transféré dans le logiciel à la place adéquate. Cette option comporte l'option logicielle, le scanner à main (douchette) et l'imprimante d'étiquettes.

 

Liste des améliorations

  • Windows 7 existe en deux versions: 32 et 64 bits. Ludophone également car Windows 64 bits ne peut pas faire tourner un logiciel 32 bits de l'ancienne génération et vice-versa. La version désirée doit être précisée à la commande.
     

  • L'aspect du logiciel a été entièrement revu. Les écrans sont plus lisibles, plus agréables, plus modernes.
     

  • Les fenêtres sont maintenant redimensionnables. Très utile pour voir l'entier d'une table par exemple. A noter que la grandeur des caractères ne change pas, c'est le contenu de l'écran qui augmente. Les changements sont mémorisés et on les retrouve à chaque démarrage.

Fomat de base
On a toutes les informations mais les colonnes de droite sont tronquées
 
Agrandi
La table comporte plus de lignes et de colonnes. Les autres champs sont toujours à la même place.
En plein écran
Encore plus de lignes et de colonnes.
On peut aussi étirer dans un sens ou dans l'autre.
  • Les fenêtres sont déplaçables et superposables. C'est très utile pour avoir une fenêtre principale ouverte, et en même temps  une sous fenêtre, par exemple la fiche du client. A noter qu'ainsi cette dernière peut être directement modifiée sans passer par son menu spécifique.

Ludophone ouvert, seul sur le bureau
 
Ludophone ouvert, avec la calculatrice  et l'explorateur de Windows à côté Ludophone et la page de travail ouverte, avec la calculatrice à côté.
  • Une nouvelle procédure de sauvegarde a été implantée, nettement plus efficace. Totalement transparente, elle permet de jongler manuellement avec les fichiers, par exemple de restaurer un ancien fichier clients. En ayant au préalable sauvegardé l'actuel afin de le retrouver ensuite. On peut utiliser une clé USB, un disque dur externe ou même un autre PC comme périphérique de stockage.
     

  • Les statistiques ont été optimisées et se font maintenant en un éclair.
     

  • On peut opérer des tris très rapidement à l'écran. Il suffit de cliquer sur une en-tête de colonne d'une table, elle sera alors instantanément triée dans un ordre ascendant ou descendant. On peut ensuite en imprimer le résultat soit tel-quel soit en sélectionnant les lignes désirées.

Sélection de jeu, telle qu'elle apparaît par défaut, par ordre des numéros de jeux.
 
Après un clic sur l'en-tête de la colonne "Désignation". Tout apparaît par ordre alphabétique des noms de jeu. La même mais étirée horizontalement afin de visualiser un maximum de colonnes
 
  • L'écran principal de travail "Prêts-retours" a également été optimisé et le rafraîchissement de la table et des totaux comptables est instantanée.
     

  • Le papier pour étiquettes est maintenant unique. Il remplace deux formats différents, qu'il n'est plus besoin de changer pour passer d'un type d'étiquette à un autre.
     

  • Chaque imprimante est maintenant sélectionnable séparément, la notion d'imprimante par défaut n'existe plus (risque de confusion)
     

  • Tous les rappels d'un même client sont maintenant regroupés sur une seule lettre, avec le total des amendes à payer.
     

  • 5 nouvelles fiches ont été introduites:

    - La carte de membre pour client, format 105 x 75 mm (Nécessite une imprimante avec un positionnement précis du papier à ce format).

    - La carte client, format A6 (113 x 105 mm), pour ceux qui désirent conserver une cartothèque client sur papier.

    - la fiche client, A4, reproduit tout ce qui se trouve sur la fiche client écran. Utile lors de la suppression d'un client afin d'en garder une trace écrite.

    - La fiche de jeu, A4,
    reproduit tout ce qui se trouve sur la fiche de jeu à l'écran. Utile lors de la suppression d'un jeu afin d'en garder une trace écrite.

    - La fiche des paramètres de base (menu "Paramètres", accessible seulement par mot de passe), A4, reproduit tout ce qui se trouve sur la fiche paramètres écran. Utile lors des modifications des paramètres de base afin  de garder une trace écrite des modifications successives.
     

  • Suivant leur type, chaque document à imprimer peut être converti en document PDF, Word ou Excel et sauvegardé sur le disque dur, sur une clé USB ou autre.

    Cela peut s'avérer très utile pour l'archivage des documents. La conversion au format du tableur Excel permet d'effectuer des traitements supplémentaires, comme des tris, des calculs, des statistiques ou autre et même d'en faire des graphiques.
     

  • Correction des quelques imperfections constatées sur la version précédente, entre autres, le rafraîchissement des calculs lors des prêts. Vous savez à tout moment la somme totale que le client doit vous payer.
     

  • Le fonds d'écran a été changé et c'est maintenant le Grand Canyon (USA) pour la version "17xx".
     

  • etc.

Ludophone est un outil destiné à faciliter au maximum votre travail. Il est évolutif et, une fois acheté, vous pourrez en acquérir les nouvelles versions avec de gros rabais. Il sera amorti très rapidement par le gain de temps et de productivité qu'il vous procurera.

LUDOPHONE automatise et simplifie au maximum la gestion de votre ludothèque.
Avec un tel outil, elle est impeccablement tenue et vous êtes libérés de ce soucis!

Démonstration gratuite et sans engagement. Appelez-nous pour en fixer la date et le lieu!
Pour tout renseignement ou commande, cliquez ICI
 

 

 

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